Ik ben toch zeker Sinterklaas niet?

Ik ben toch zeker Sinterklaas niet! Of toch wel?  

Vanaf 2015 biedt de werkkostenregeling (WKR) werkgevers, waaronder ook de DGA, de ruimte om maximaal 1,2% van de totale loonsom te gebruiken als onbelaste kostenvergoeding, de bekende ‘vrije ruimte’. Ook sinterklaascadeautjes en kerstpakketten moeten hieruit betaald worden. Wordt meer besteed dan de vrije ruimte (en op andere vrijstellingen kan geen beroep gedaan) dan moet door de werkgever 80% eindheffing betaald worden! De gemiddelde werkgever laat het dus wel uit zijn hoofd om daaroverheen te gaan. Het is echter natuurlijk ook zonde om de totale vrije ruimte niet te benutten. De ruimte kan niet meegenomen worden naar volgend jaar.

Hoogste tijd om eens te beoordelen of in uw onderneming nog WKR ruimte over is om voor Sinterklaas te spelen of een mooi kerstpakket te geven. 

Voor de gehele tekst in pdf klik hier.

Hieronder nog even de verkorte inhoud van de WKR.

Alles wat u als werkgever vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt aan een werknemer in het kader van de dienstbetrekking, wordt in eerste instantie tot het loon gerekend. Op de regel dat alles tot het loon gerekend wordt, bestaat een aantal uitzonderingen:

• 1,2% van de loonsom mag naar eigen inzicht belastingvrij aan het personeel besteed worden;
• een aantal kostensoorten is vrijgesteld;
• een aantal kostensoorten wordt op nihil gewaardeerd.

Indien de kosten niet vrijgesteld zijn of op nihil gewaardeerd, kan de werkgever dit belasten bij de werknemer of onder brengen in de vrije ruimte. De vergoedingen en verstrekkingen die aangewezen worden als eindheffingsloon (vrije ruimte), moeten wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Bij overschrijding van de vrije ruimte moet de werkgever over de overschrijding 80% eindheffing betalen.

Enkele voorbeelden van vrijgestelde kosten:

• bepaalde vervoerskosten;
• maaltijden voor werknemers die overwerken;
• consumpties (geen maaltijden) op de werkplek;
• kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en outplacement, beroepsorganisaties en vakliteratuur;
• studiekosten;
• tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen, waaronder maaltijden bij overwerk, maaltijden tijdens dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties (voor zover de kosten zien op de werknemer), etc.);
• zakelijke verhuiskosten;
• computers, telefoons en dergelijke communicatiemiddelen, inclusief dataverkeer, mits voldaan is aan het noodzakelijkheidscriterium;
• korting van 20% op producten uit eigen bedrijf tot € 500 per werknemer;

Voorbeelden van nihilwaarderingen:

• voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken (bureaustoel, toiletvoorziening, kopieerapparaat, etc.). Hieronder vallen ook voorzieningen als de fitnessruimte, het zwembad en het personeelsfeest op de werkplek;
• consumpties op de werkplek (geen maaltijden) (zoals koffie, thee, snoep, vrijdagmiddagborrel);
• ter beschikking gestelde kleding die nagenoeg uitsluitend geschikt is om in te werken (uniform, kleding met logo van minimaal 70 cm²);
• overige ter beschikking gestelde kleding die op de werkplek achterblijft;
• ter beschikking gestelde OV-jaarkaart of kortingskaart indien de kaart mede zakelijk wordt gebruikt;
• Ter beschikking gestelde arbovoorzieningen die samenhangen met de verplichtingen op grond van de Arbowet, op de werkplek en in de werkruimte thuis. Voorbeelden van voorzieningen die voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid zijn periodieke geneeskundige keuringen, veiligheidsbrillen met geslepen glazen, computerbrillen, zonnebrillen voor chauffeurs en piloten, isolerende en beschermende kleding, maar ook, indien dit deel uit maakt van uw arboplan, een stoelmassage.

Onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen zullen voor de volledige waarde in de vrije ruimte vallen (tenzij de werkgever kiest de voorziening ‘gewoon’ te belasten):

• fiets van de zaak;
• vakbondscontributie;
• bedrijfsfitness (buiten de werkplek, uitzonderingen daargelaten);
• kerstpakketten;
• personeelsfeesten (buiten de werkplek) en –reizen;
• cadeaubonnen.

Regeling kleine geschenken:

Geschenken (géén cadeaubonnen) met een maximale waarde van € 25 inclusief btw die worden verstrekt bij gelegenheden waarbij ook anderen dan de werkgever een dergelijke attentie zouden kunnen geven, zoals bij een verjaardag, Kerst of Sinterklaas,  worden niet als loon beschouwd.

Benieuwd naar uw ruimte? Of heeft u andere vragen? Neem dan contact met ons op.